Die JJK-Akademie – mehr wissen, besser arbeiten

05. Dezember 2023

Zwischenfazit von COO Ralf Berti an die Belegschaft.

Liebe Kolleginnen, Liebe Kollegen,

in dem unten stehenden Video haben Sie einen Einblick in den aktuellen Status unserer Konzernprojektierung JJK. Alles was grün ist = erledigt. Unfassbar ist, was wir in weniger als 8 Wochen (43 Tagen) geschaffen haben! Warum ist das so? Weil wir in Sindelfingen eine Unternehmensführung haben, die auf kürzester Ebene und ohne Zeitverlust auch komplexe Entscheidungen trifft. Und ganz wichtig, weil wir in Sindelfingen eine sehr gute Belegschaft mit einer außergewöhnlichen Haltung haben, die in der Projektierung vorbildlich mitarbeitet. Wohlgemerkt, neben dem eigentlichen Tagesgeschäft den Mehraufwand motiviert zusätzlich leistet. Mit einem zuverlässigen und hoch konstruktiven Partner JJK, dazu ein sehr erfahrenes Netzwerk im Thema Automatisierung. Und nicht zuletzt, weil wir völlig andere Denkprinzipien und Wertungen einsetzen als andere Medienhäuser in ihren Projekten. Es sind mit die Denkprinzipien die den Unterschied machen.

Hinzu kommen massive Schulungen/Qualifizierungen von Mitarbeitern, Festlegung neuer Organisationsstrukturen, umfangreiche Datenbereinigungen, neue Preislogik, Implementierung von Amtsblättern inhouse, Analysen der Prozesse, Aufbau einer neuen Füllerdatenbank…usw. Das Ergebnis in der anspruchsvollen Projektierung ist bisher sensationell. Das alles ist keine „Berti-One-Man-Show“, das Ergebnis wird von den Mitarbeitern erbracht. Das Team, die Menschen die sich in den Denkprinzipien entwickeln, das sind die Garanten für den nachhaltigen Erfolg in der neuen Organisation.

Es sind die Menschen in den Fachbereichen, die die Leistungen erbringen.

Dafür herzlichen Dank!

Ihr
Ralf Berti

09. November 2023

Die 7 Verschwendungsarten

06. November 2023

Zeitstrahl Teilplanung Redaktion.

03. Oktober 2023

Fixierung Projektlaufzeit und Benennung Projektteam.

31. Oktober 2023

Weitere Informationen zum Workshop „Redaktion Online + Print“

Innerhalb von 10 Tagen wurde das System eingerichtet und im Workshop dann 12 Lokalseiten der Sindelfinger/Böblinger Zeitung produziert.

Als Datenbasis wurde Material aus dem E-Paper und Inhalte genutzt, die per E-Mail angeliefert wurden. Alle Artikel wurden neu gestaltet und produziert. Um eine möglichst praxisnahe Produktion (Print) zu simulieren, wurden unterschiedlichste Konflikte eingebaut (z.B. zu geringe Textmengen, fehlendes Bildmaterial, Umbau des Seitenaufbaus…)

Die Einschätzung der Mitarbeiter in der Redaktion über einzusparende Arbeiten und Zeiten liegt bei bis zu 60 %.

In diesem Zuge wird auch der Online-Auftritt des Verlages umgestellt, wobei die Gesamt-Projektlaufzeit unverändert bleibt .

12. Oktober 2023

Feedback aus der Fachabteilung

1. Extreme Erleichterung
2. Vollvorlagen können automatisch eingelesen werden
3. Sieht super aus
4. Einfach zu bedienen
5. Ressourcensparend, vor allem bei den Kleinanzeigen wichtig

11. Oktober 2023

Feedback aus der Fachabteilung Abo-Verwaltung

1. JJK deckt alle Anforderungen ab
2. Erleichterungen – alles in einem System
3. JJK kann mehr als das System heute

15. August 2023

Feedback aus der Fachabteilung Werbemarkt

1. Super System, überzeugt durch seine Ganzheitlichkeit. Alles Abläufe greifen, wie bei einem Zahnradgetriebe, ineinander.
2. „Das System kann also alles, was die anderen Systeme können, aber viel besser und schneller.“
3. „Ich habe jetzt beide Tage miterlebt und denke, dass ich zu denen gehöre, die die Abläufe im Haus, die wir im Moment haben sehr gut kennt. Was soll ich sagen: “Ich bin begeistert– nur mal das Wichtigste zusammengestellt”
   – ein schnelles Erstellen von Kampagnen – auch mit automatischen Rückmeldungen bzw. direkten Anzeigenbuchungen (Aufwand minimiert um ca. 70 %)
   – Durch die Automatisierung entfallen viele Arbeitsschritte. Das schafft neue Kapazitäten im Verkauf und in der Technik
   – Anzeigenerfassung, Vollvorlagen, Logoverwaltung und Korrekturabzüge – durch die geregelten Abläufe ist die Zeitersparnis sehr hoch
   – ein qualifizierter Workflow – mit allen an einem Prozess beteiligten, der sehr effizient und zeitsparend (ich kann die Zeitersparnis noch nicht richtig einschätzend, aber ich denke, dass wird einer der effizientesten Prozesse sein)
   – Verkäufer-Transparenz, Zahlentransparenz, Analysen (Zeitersparnis gegenüber jetzt immens – und vor allem überhaupt ernt möglich.
4. „Ich fand das System sehr gut! Übersichtlich, einfach, schnell und nachvollziehbar. Vor allem die Listen, Kampagnen in Kombination mit der Automatisierung und das CRM sind viel einfacher und übersichtlicher als bisher.“
5. „Wir werden Zeit, Arbeit und Kosten sparen, weil z.B.:
   – alle Informationen schnell gefunden werden. Der Such-Aufwand sinkt.
   – Email-Adressen können automatisiert ins System übernommen werden. Die manuelle Eingabe
   – Angebote und Aufträge werden per Knopfdruck mit fertigen Anzeigenmotiv generiert.
   – alle Abläufe mit ihren Vorgängen werden strukturiert abgearbeitet.
   – Informationen werden nicht mehr doppelt erfasst.
6. „Durch bessere Kundenorientierung werden das Potenzial der Bestandskunden stärker ausgeschöpft und Neukunden gewonnen.“
7. „Durch Zielgruppen-Segmentierung können Interessenten gezielt angesprochen werden.“
8. „Methoden zur Lead-Qualifizierung helfen, sich auf aussichtsreiche Akquisitionen zu konzentrieren.“
9. „Das Kundenpotenzial wird besser ausgeschöpft, bin ich überzeugt.“
10. „Kunden können schneller bedient werden, weil Kundenbetreuer im Urlaubs- oder Krankheitsfall leicht ersetzt werden können. Die Informationen über die Geschäftsbeziehung sind leicht zugänglich.“
11. „Wissen über den Kunden wird in JJK genau dokumentiert und liegt nicht nur auf lokalen PCs oder in den Köpfen der Mitarbeiter.“
12. „Wir werden uns viel besser steuern können.“
    – Wer hat was gemacht?
    – Wer hat Luft was anderes zu tun?
    – Welche Kunden werden nicht bearbeitet?
    – Wer kann wen unterstützen?
    – Unzählige Vorteile gegenüber heute
13. „Alles in allem ein durchdachtes System. Von dem ich positiv überrascht bin!“
14. „Ich bin definitiv pro JJK.“
15. „Eine Datenbank für alles, super.“
16. „Der Einsatz von JJK ermöglicht dem Verlag, den Weg zu gehen, zukunftsfähig zu sein…. und die alten Strukturen, die nach wie vor dominieren, zu eliminieren, um in eine Zukunft zu gehen, die Bestand hat!“
17. Da ich kaum noch als Anwender tätig bin, gehe ich mehr auf technische und allgemeine Themen ein. Hierbei sind mir drei Punkte besonders positiv aufgefallen:
    – Einheitliche Datenbasis
    – Jedes Programm kann auf die Daten des anderen zugreifen. Es entfallen Schnittstellen die programmiert und aktualisiert werden müssen.
    – Daten können von uns auch außerhalb von JJK genutzt werden.
18. Neben den AdHoc Reports, die wir bereits im Workshop gesehen haben, fallen mir spontan noch folgende Anwendungsszenarien ein
    – Machine Learning
    – Erstellung einer REST / GraphQL API um Inhalte von extern nutzen zu können
    – Neue Medienformate erstellen, die über Print und Web hinausgehen
19. Wir bekommen eine hohe Flexibilität
    – Wenn etwas fehlt oder nicht passt, wird es bis zur Einführung programmiert.
    – Durch die Bereitschaft seitens JJK auch nach der Einführung, sinnvolle Änderungs-/Verbesserungsvorschläge zu implementieren kann das System auf lange Sicht immer weiter auf unsere Bedürfnisse angepasst werden.

Kernteamleiter und Mitarbeiter der Fachabteilung prüfen und bewerten

Mehr Info

Die Philosopie der Transformatione sind die Denkprinzipien von Lean-Management. Diese und die Nutzung von Industriestandards und sowie die Kaizen-Methoden machen das Medienhaus innovativ, agil und damit zukunftsfähig.

Die fünf Faktoren der Effizienz:

1. Synchronisierung der Prozesse
2. Standardisierung der Prozesse
3. Vermeidung von Fehlern
4. Verbesserung der Produktionsanlagen
5. Qualifizierung und Training der Mitarbeiter

Der Weg zum Besseren

Mit diesem Projekt schaffen wir eine stabile Basis, um unsere Kosten zu senken und neue Kunden zu gewinnen, indem wir attraktive Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten. Dazu gehören auch neue Verlagsprodukte und Geschäftsmodelle.

Kaizen – Kontinuierliche Verbesserung

Dieser Prozess hat kein Ende und muss deshalb kontinuierlich fortgesetzt werden. Stillstand ist Rückschritt. Wir wollen Fortschritt. Unser Ziel ist es, langfristig erfolgreich zu sein.

Projektteam

Ein gemeinsames Ziel erreichen mit einem starken Projektteam bei röhmmedien – Bildung spezieller Kernteams in allen Fachbereichen.

Kaizen – Kontinuierliche Verbesserung

In der Lean-Produktion übergibt jede Station zur richtigen Zeit in höchster Qualität das Produkt an die nächste Station. So entsteht Flow = Effizienz!

Systemgrundlage

Zur Steuerung des Medienhauses setzen wir auf die „Best-in-class“-Prozesse von JJK, die in nahezu allen Bereichen die höchste Wirtschaftlichkeit bieten. Die Effekte der zentralen Datenbasis und Prozesssteuerung untermauern: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“

Juni 2023

Aufbau der neuen IT-Infrastruktur: Vorher / Nachher

10. Oktober 2023

Feedback aus der Fachabteilung Logistik

1. „vieles gesehen, dass Arbeit vereinfachen wird“
2. „sehr gute Übersicht – der Kartendarstellung -> riesen Benefit“
3. „Alles kompakt, nicht tausend Excel-Listen“
4. „Die Möglichkeiten der Zustellergewinnung ist spannend“
5. „Es nimmt uns viel manuelle Arbeit ab; Excel-Listen werden weniger“
6. „vorher Zeit investieren für optimale Einstellung“
7. „Das Bewerbermanagement ist super schick“

12. Oktober 2023

Feedback aus der Fachabteilung

1. „Kampagnenplanung insgesamt eine große Erleichterung, alles ist extrem gut. Kommunikation innerhalb des Systems sehr gut intern, verschlankt alles, was wir haben“
2. „Was ich gesehen habe; wird meine Arbeit massiv erleichtern.“
3. „Ich möchte mich meinem Vorredner anschließen; Kampagnenmanagement eine große Erleichterung; alle Daten vom Kunden im Blick“
4. „Das ist der Hammer, es wird alles schneller gehen.“
5. „Ich bin im Höhenflug und kann es kaum erwarten, mit JJK zu arbeiten“
6. „Wir haben heute viele Krücken, Umwege; wir können vieles von heute eliminieren.“
7. „Einfacher strukturiert, vieles kann auch für die Post verwendet werden.“
8. „Eine neue Verkaufspsychologie ist möglich; mehr Agenturgedanken, mehr Problemlöser, da alle Informationen da sind.“
9. „Das verkäuferische Handeln kann richtig geführt werden.“
10. „sehr übersichtlich, alles sehr gut“

Workflow Debitorenbuchhaltung

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