Projekttagebuch Zukunftsprojekt
Lean-Projektierung „WeissPlus“ beim Weiss Verlag in Monschau gestartet
Das Medienhaus hat zum Ziel:
- Relevanter werden für Leser
durch Themen, Formate, Personalisierung - Wirksamer werden für Werbekunden
durch Beratung, Wirkung, messbare Ergebnisse - Effizienter werden in der Umsetzung
durch Lean-Prinzipien und Ergebnisorientierung
durch Themen, Formate, Personalisierung
durch Beratung, Wirkung, messbare Ergebnisse
durch Lean-Prinzipien und Ergebnisorientierung
Was passiert wann und wie?
Welche Schwierigkeiten und welche Erfolge gibt es?
Was sind die Ergebnisse?
Abonnieren Sie das kontinuierlich aktualisierte Tagebuch.
Vision
Philosophie
Ansprechpartner
Software
WEISS ist das führende Medienhaus für die Eifel
- Relevant: Verlässliche Informationen für die Region
- Wirksam: Werbung, die Ergebnisse schafft
- Effizient: Lean, lernfähig und konsequent auf Kundennutzen ausgerichtet
„Veränderung gelingt nur gemeinsam. Wir setzen auf eine offene Unternehmenskultur, in der neue Ideen willkommen sind und Fehler als Lernchance gesehen werden.”
Martina Schmitz & Philipp Froben, Geschäftsführer der WM-Holding
Die JJK-Media-Business-Suite
Die JJK-MBS ist die All-in-one-Lösung für die Aufgaben eines Medienhauses. Unsere integrierte Gesamtlösung schafft ein Ökosystem mit zentralem Datenmanagement. Keine Schnittstellen und damit Schwachstellen belasten die Prozesse. Ganz speziell auf die Geschäftslogik eines Medienhauses abgestimmt! Die WEISS-Gruppe setzt außer im Lesermarkt auf die Gesamtlösung.
Timeline
Projektfortschritt
2025 Okt Nov Dez Jan
2026 Feb Mär
Analysen und BenchmarkUmsetzung Go-Live
Tagebuch
1. Jan
2026
Jahreswechsel!!!
Wir wünschen allen Mitarbeitenden der WeissGruppe, JJK und unserer externen Partner, sowie allen, die diesem Tagebuch und der Entwicklung der Projektierung WeissPlus folgen, einen glücklichen Start ins neue Jahr und ein zielorientiertes und erfolgreiches 2026.
24. Dez
2025
Zwischenbericht Projektierung – Aktueller Projektstand
Ziel: Statusbericht „in Time und in Budget“
Aktion: Bereitstellung eines aktuellen Auszuges aus dem PSP (Projektstrukturplan) inkl. Darstellung des Ganttcharts.
Ergebnis: 60% der definierten Arbeitspakete sind begonnen.
🔎 Zoom23. Dez
2025
Vorbereitung Trainingscenter
Ziel: Schulungsstart Mitte / Ende Januar 2026 realisiert.
Aktion: Installierung eines neuen und zentralen Schulungsraumes für die WeissGruppe.
Ergebnis: 10 Schulungsplätze für die JJK-Prozess/Systemschulungen inkl. Bildschirm zur Präsentation/Moderation und nachhaltigen Nutzung.
23. Dez
2025
Vertiefung Workshopergebnisse – Online / Homepage
Ziel: Selektive Kernteameinheit verifiziert die Ergebnisse aus dem Workshop für die Umsetzung.
Aktion: Alle Ergebnisse werden umfänglich präsentiert und aus Kosten/Nutzen-Sicht betrachtet. Elemente für Basisseitenstruktur werden gemeinsam definiert, bereitgestellt und durch JJK in Form einer Musterseite optisch und technisch umgesetzt.
Ergebnis: Reduzierte Einheit qualifiziert die Ergebnisse aus dem Workshop und erzeugt eine erste Basis.
22. Dez
2025
Strategiemeeting – JJK & Projektleitung
Ziel: Analyse IST-Stand, Verifizierung der künftigen Anforderungen und Umsetzung unter maximaler Kostenreduktion.
Aktion: Gemeinsamer Orientierungstermin inkl. externer Dienstleister und Fachexpertise, zur ersten Aufnahme des IST-Standes, Prüfung der technischen Voraussetzungen und neuer Denkansätze und Entwicklungsoptionen zur künftigen Bereitstellung.
Ergebnis: Kernteam für Teilprojekt definiert und Prüfung der Umsetzungs- und Entwicklungsoptionen gestartet.
19. Dez
2025
Strategiemeeting – JJK & Projektleitung
Ziel: Implementierung JJKModule – Erstellung Projektplan.
Aktion: Abstimmung der technischen Projektplanung inkl. Definierung Arbeitspakete, Planung Testphasen und Abnahmezeitpunkte durch den Verlag.
Ergebnis: Projektplanung und technische Implementierung „in time“ – Ansprechpartner für Teilprojektabschnitte bekannt und definiert.
19. Dez
2025
Tätigkeitsstrukturanalyse im Anzeigensatz
Ziel: Hochgradige Automatisierung im operativen Geschäft in der Herstellung / Anzeigensatz.
Aktion: Wertung in den drei Wertschöpfungseinheiten – Sehen, definieren und eliminieren von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten.
Ergebnis: Verschwendung im bisherigen Prozess verifiziert, aufgezeigt und Ansatz zur größtmöglichen Automatisierung der Tätigkeitsaufwände definiert. Die Denkprinzipien erzeugen dabei den Unterschied.
17. Dez
2025
Strategiemeeting – Modellierung einer LeanProduction
Ziel: Strategischer Ansatz – Aufbau einer zentralisierten, digital gestützten Lean-Production zur Sicherung von Effizienz, Qualität und Zukunftsfähigkeit der gesamten Weiss-Gruppe. – Kernprinzip: Werte Schaffen ohne Verschwendung. Lean als verbindendes Leitprinzip für Struktur, Prozesse und Kultur.
Aktion: Umfängliche Aufnahme der aktuellen Produktionseinheiten durch Wertstromaufnahmen der täglichen Kernprozesse und detaillierter Tätigkeitsstrukturaufnahmen in den Fachbereichen.
Ergebnis: Präsentation des IST-Standes und eines Zielbildes unter Berücksichtigung von höchster Prozess- & Ressourceneffizienz, Wahrung maximaler Produktionsqualität (Print, Digital, Online), hoher Flexibilität bei geringeren Kosten, Stärkung von Qualifikation, Innovation & Mitarbeiterorientierung und die Sicherstellung wirtschaftlicher Stabilität & und dem Kundennutzen für das Unternehmen.
17. Dez
2025
Workshop – Online / Homepage
Ziel: Grundseitenstruktur der neuen Homepage des WochenSpiegels zur Ausspielung des digitalen Contents und Basis für digitale Werbeformate formulieren und definieren.
Aktion: Teilnehmern aus den Fachbereichen Redaktion, Werbemarkt, Produktion erarbeiten gemeinsam mit der GF von JJK die künftige Anforderung an Inhalt, Technik, Optik und Struktur. Diskutieren über mögliche Vermarktungs- und Vertriebsansätze sowie Strategien in Richtung UserNeed-Orientierung.
Ergebnis: Anforderungen an die neue Homepage wurden basierend zum Aufbau der Musterseite definiert.
PDF zum Workshop
16. Dez
2025
JJK Schulung – KeyUser Werbemarkt & Kampagnenmanagement Teil II
Ziel: Schulung in Pflege der Basisstammdaten und Kampagnenmanagement.
Aktion: Digitale Schulungsmaßnahme Teil II durch JJK – Maike Edelmann mit Kernteam Werbemarkt inkl. Spezialeinheit für künftige KeyUser.
Ergebnis: Basis für Aufbau und Umsetzung Kampagnenmanagement verstanden und kann in der neuen zentralen Verkaufsförderungseinheit umgesetzt werden.
15. Dez
2025
Finalisierung – Automatisierter Vollvorlagen-Workflow
Ziel: Eliminierung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten – 100%ige Automatisierung.
Aktion: Implementierung Vollvorlagen-Workflow auf eigener Systemumgebung.
Ergebnis: Reduktion von Komplexität und Arbeitsschritten durch Einsatz von RPA (robotic prozess automation). 100%ige Eliminierung manueller Prozesse.
🔎 Zoom15. Dez
2025
Orientierungstermin WDS Logistik & WeissDruck
Ziel: Synchronisation der Logistikprozesse und Schaffung von Synergieeffekten für beide Fachbereiche und Organisationen.
Aktion: Gemeinsamer Orientierungstermin inkl. Dienstleister der unterschiedlichen Fachbereiche zur Verifizierung der gegenseitigen Anforderungen an eine bidirektionalen Schnittstellenlösung.
Ergebnis: Anforderungen an die SST sind formuliert und verifiziert.
11. Dez
2025
Modellieren – Neuer Redaktionsworkflow
Ziel: Smarte Prozesse und Organisation – KI leben und integrieren.
Aktion: Implementierung eines neuen Redaktionsworkflows – Systemische KI-Integration und Nutzung mit journalistischem Ansatz – Implementierung und Integration der Themenplanung zur Team-Koordination und Organisation.
Ergebnis: Zentrale Datenbank ermöglicht eine 100%ige Systemintegration und Synchronisation der Prozesse.
🔎 Zoom10. Dez
2025
Kernteam FollowUp-Meeting – Werbemarkt
Ziel: Datenbereinigung und Aufbau Basis für Kampagnenmanagement.
Aktion: Schwerpunktthemen (Einsatz und Definition Merkmale, Erstellung Zielgruppen, Bereinigung/ Zuordnung/ Aufbau neuer Kampagnen, Jahresplanung Sonderthemen /-produkte 2026) zur Finalisierung des Teilprojektes „Datenbereinigung“ und Vorbereitung des automatisierten Kampagnenmanagements. Weitere Arbeitspakete wurden an das Kernteam übertragen.
Ergebnis: Aufgaben sind verstanden. Datenbereinigung und neue Datenstruktur bilden die Basis für das künftige Kampagnenmanagement zur zentralen Steuerung der Verkaufsteams.
9. Dez
2025
Automatisierung – Implementierung Vollvorlagen-Workflow
Ziel: Eliminierung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten – Verschwendungen: Sehen, definieren, eliminieren.
Aktion: Projektgruppe mit Unterstützung externer Expertise definiert und Implementierung Vollvorlagen-Workflow mit nahem Umsetzungsziel gestartet.
Ergebnis: Reduktion von Komplexität durch Einsatz von RPA (robotic process automation) und Eliminierung manueller Prozesse – Was die Maschine kann, soll die Maschine machen.
🔎 Zoom8. Dez
2025
Kernteam Meeting – Werbemarkt
Ziel: Neue Rolle – Verkaufsförderung definiert – Künftige proaktive Verkaufseinheit und präsentiert.
Aktion: Benennung der Persona im Team Verkaufsförderung/ Verlagscontrolling und Vorstellung der Aufgaben/ Verantwortlichkeiten. Schwerpunktthemen inkl. systemischer Prozesse (Kampagnenmanagement, AVP, WebCRM, automatisierte Dashboards) für eine zentrale und proaktive Verkaufseinheit präsentiert. Erste Arbeitspakete an das Kernteam übertragen.
Ergebnis: Neue Rolle und Aufgaben sind verstanden. Das Team Verkaufsförderung versteht sich als zentrales und höchst wirksames Element des Werbemarktes. Bildet die Basis für eine innovative und proaktive Verkaufseinheit.
3.-4. Dez
2025
Aufnahme Produktionsprozesse Mayen / Monschau
Ziel: IST-Stand Analyse der heutigen Arbeitsabläufe.
Aktion: GEMBA (Vor-Ort-Analyse) – Prozesse, Tätigkeiten und Organisation der beiden Produktionseinheiten MW Grafiksatz und WI Weiss-Intermedia aufnehmen, verstehen und gemeinsam mit Experten bewerten.
Ergebnis: Der IST-Stand ist bekannt und kann in Richtung „Best-in-class“-Prozesse bewertet und entwickelt werden.
1.-2. Dez
2025
JJK-Systemvorstellung – Funktionen Werbemarkt / Logistik / Redaktion
Ziel: Ein erster Blick auf die Neuerungen und das systemische Zielbild
Aktion: Kurzes Touching der Kernteammitgliedern mit den verschiedenen und verfügbaren Funktionalitäten des Systems für die jeweiligen Fachbereiche.
Ergebnis: Die Mitglieder des Kernteams verstehen die Zielrichtung und Leitplanken und erkennen die Vorteile der Funktionen und in der Nutzung der zentralen Verlagssoftware. Klarheit für die Projektausrichtung- und Entwicklung ist erzeugt.
28. Nov
2025
Kick-off Projektkernteam
Ziel: Vorstellung der Unternehmensvision.
Aktion: Gemeinsamer Kick-off. Darstellung der angestrebten Zielzustände in den jeweiligen Fachbereichen und den Leitplanken, die mit der Geschäftsführung verabschiedet wurden. Einführung in die Herangehensweise in der Projektierung, sowie an die Zusammenarbeit in dieser Phase.
Ergebnis: Bildung des Projektkernteams für die Fachbereiche erfolgt. Projektphilosophie und Vision ist verstanden. Zuversicht und Engagement zur Zielerreichung sind vorhanden. Umsetzung der Projektierung gestartet.
13. Okt
2025
Einrichtung Basecamp
Ziel: Schaffung eines zentralen Projektortes.
Aktion: Das Basecamp bündelt alle Rollen, Aufgaben, die Kommunikation und Meilensteine/ Ergebnisse zentral aus dem Projektkernteam und bildet so das physische Pendant zum digitalen PSP (Projektstrukturplan). Der Projektfortschritt wird transparent aufgezeigt, ermöglicht somit eine dynamische und effiziente Projektführung (Kanban).
Ergebnis: Raum ist zentral und sichtbar eingerichtet und steht für offene Kommunikation, gemeinsame Zielerreichung und schafft ein kreatives, sowie ergebnisorientiertes Projektumfeld.
Sept/Okt
2025
Analyse der IST-Prozesse
Ziel: Aufnahme und Messen der heutigen Arbeitsabläufe.
Aktion: GEMBA (Vor-Ort-Analyse) = Interviews in den Fachbereichen, Messen der Zeiten, Zählen der Arbeitsschritte, Tätigkeitsstrukturanalysen, Aufbereitung der Stückzahlen/ Produktivität, Visualisierung der Abläufe.
Ergebnis: Der IST-Stand ist bekannt und kann mit den „Best-in-Class-Prozessen“ verglichen und der Geschäftsführung präsentiert werden. Das Delta ist das Einspar- und Optimierungspotential.
Sept/Okt
2025
Workshops Lean-Management
Ziel: Mitarbeitende des Medienhauses sollen die Grundlagen von Lean-Management kennenlernen und die Wirkung erleben.
Aktion: Planspiel / LEGO-Flow-Game
Ergebnis: Die Mitarbeitenden haben einen neuen Rekord aufgestellt. Über 120 Personen aus Verlag (3 Standorte) und Druckhaus inkl. Management haben „Lean“ nicht nur verstanden, sondern auch praktisch umgesetzt.
Sept
2025
Reset your mind – Anders. Einfacher. besser.
Ziel: Neues Mindset – Neu Denken.
Aktion: Vermittlung von Lean-Denkprinzipien, der Wertung in den drei Wertschöpfungseinheiten, sowie sehen und definieren von Verschwendungen.
Ergebnis: Change-Prozess gestartet. Wirksamkeit der Mitarbeitenden wird gesteigert.
1. Sept.
2025
THT – Weiss-Verlag
Ziel: Vorstellung Projektierung WeissPlus.
Aktion: Town-Hall-Talk mit allen Mitarbeitenden des Weiss-Verlages. Vorstellung von HSH INNOVATIONS und Präsentation der Projektierung.
Ergebnis: Alle Mitarbeitenden sind über die Projekt WeissPlus informiert.
Jul/Aug
2025
Leistungsentwicklung im Zeitverlauf – Warum Innovation unverzichtbar ist
Rückschritt ohne Investitionen
Wer nicht in Verbesserungen investiert, wird am Jahresende schlechter dastehen als im Vorjahr. Stillstand bedeutet in einem dynamischen Marktumfeld automatisch Rückschritt.
Investieren, um das Niveau zu halten
Um zumindest das gleiche Ergebnis zu erreichen wie im letzten Geschäftsjahr, sind bereits regelmäßige Investitionen in Verbesserungen notwendig. Ohne aktive Pflege behalten Prozesse, Produkte und Strukturen ihre Leistungsfähigkeit nicht.
Deutliche Verbesserung erfordert starke Investitionen
Um besser zu werden als im vergangenen Jahr, braucht es spürbar mehr Einsatz: mehr Ressourcen, mehr Optimierung, mehr Weiterentwicklung. Klassische Verbesserungen reichen – aber sie müssen intensiv sein.
Der Quantensprung gelingt nur durch Innovation
Ein echter Sprung nach vorne, ein Quantensprung, entsteht erst durch Innovation. Neue Denkprinzipien, neues Mindset, neue Technologien– diese bringen uns von „besser“ zu „sprunghaft überlegen“.
Unser Anspruch: Innovation.
Wir wollen nicht nur mithalten oder einmal besser werden. Wir wollen durch Innovation den entscheidenden Vorsprung für den Weiss-Verlag schaffen.
