Projekttagebuch
Transformation röhmmedien
röhmmedien hat das Ziel, das effizienteste lokale Medienhaus Deutschlands zu werden, um auf diesem Fundament die Zukunft aufzubauen.
Was passiert wann und wie?
Welche Erfolge gibt es und welche Schwierigkeiten?
Was sind die Ergebnisse?
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Das Ziel
Philosophie
Ansprechpartner
„Spürbare Kostensenkung bei gleichzeitiger Leistungssteigerung ist für unser Haus unverzichtbar, um langfristig attraktive Produkte zu schaffen. Das Ziel, besser, intelligenter, effizienter zu arbeiten, ist tief in unserem ganzen Team verankert.”
Dr. Christian Röhm
Geschäftsführender Gesellschafter röhmmedien
Was die Maschine kann soll die Maschine machen!
Konsequente Eliminierung von „nicht wertschöpfende Tätigkeiten“ ist die Voraussetzung für eine prozess- u. kostenorientierte Organsiation.
HSH: Hardware, Software, Human
Nur wenn alle drei Faktoren im Einklang stehen, entsteht Effizienz. Ein Ziel in der Projektierung ist es, die Mitarbeiter in eine hohe Wirksamkeit zu stellen.
Timeline
Projektfortschritt
2023
Mai
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dez
Jan
2024
Feb
Analysen und BenchmarkUmsetzung Go-Live
01. Feb.
2024
Nullnummer (Generalprobe)
Ziel: Produktion einer kompletten Ausgabe.
Aktion: Alle Fachbereiche der Mediengruppe RöhmMedien produzieren im neuen System mit neuen Prozesse eine komplette Tageszeitung. Der Test geht bis in Druckerei.
Ergebnis: Generalprobe positiv. Keine KO-Kriterien für das GoLive zum ET 08.02.24.
30. Jan.
2024
Transformation mit Robotic Process Automation (RPA)
Ziel: Hochgradige Automatisierung mit RPA in Blattplanung/Umbruch.
Aktion: Konsequente Automatisierung.
Ergebnis: Planung/Umbruch von 32 Seiten Tageszeitung in 22 Sekunden.
29. Jan.
2024
Reset your mind
Ziel: Neues Mindset in der Belegschaft.
Aktion: Vermittlung von Lean-Denkprinzipien.
Ergebnis: Wirksamkeit der Mitarbeiter wird gesteigert.
22.-24. Jan.
2024
Intensive Schulungseinheiten im Bereich Logistik
Ziel: MA erweitern Ihr Wissen, lernen JJK-System und -Prozesse kennen und verstehen.
Aktion: Schulung Vertrieb & Logistik für Tageszeitung, Wochenblatt und Magazine.
Ergebnis: Neue Organisation der Prozesse entsteht und Zusammenführung zu einem Logistik-Team.
22.-23. Jan.
2024
Beginn Schulungsgruppen der ZMP – Zentrale Medien Produktion
Ziel: MA erweitern Ihr Wissen, lernen JJK-System und -Prozesse kennen und verstehen.
Aktion: Schulung für die ZMP – Zentrale Medien Produktion.
Ergebnis: Lean-Produktion – Prozesse im Fließprinzip wurden geschult.
18. Jan. 2024
Startschuss für 5S-Lean am Arbeitsplatz, nächster Step: Bereinigung
Ziel: Clean Desk – Säubern.
Aktion: Umzug der Abteilungen Produktion und Verkauf mit bereinigten/ aufgeräumten Arbeitsplätzen.
Ergebnis: Optimierung der Arbeitsbedingungen, der Arbeitsumgebung und der Arbeitszeit.
18. Jan. 2024
Schulungseinheit „JJKaddesigner, JJKfliess, JJKsonderposten“
Ziel: MA erweitern Ihr Wissen, lernen JJK-System und -Prozesse kennen und verstehen.
Aktion: Schulung für die erweiterten Verkaufsmodule Addesign, Fliess und Sonderposten inkl. Mediapakete.
Ergebnis: Alle Prozesse im Verkauf sind möglich mit JJK.
15. Jan. 2024
Key User in Aktion
Ziel: Humankapital – Wissen anreichern und weitergeben.
Aktion: Teamwork in den Schulungen, gegenseitige Unterstützung, KeyUser im Einsatz.
Ergebnis: Gemeinsam wirksam werden, um Rat fragen und Wissen teilen.
15.-18. Jan.
2024
Schulungsstart für die ersten 3 Gruppen
„Kunden / Dispo“
Ziel: MA erweitern Ihr Wissen, lernen JJK-System und -Prozesse kennen und verstehen.
Aktion: Schulung JJK Basics für Team Verkauf, ABO und Logistik mit Special Guests Mark und Dag Jopp.
Ergebnis: Verständnis für die neuen Denkprinzipien entsteht – Erneuerung der DNA zum Besseren.
12. Jan.
2024
Automatisierung Vollvorlagenworkflow ZMP
Ziel: Vollvorlagen werden nicht mehr durch den Anzeigensatz bearbeitet.
Aktion: Vollvorlagen werden durch die „Maschine“ geprüft, beschnitten und auf druckreif gestellt .
Ergebnis: Automatismus ist in den Prozess integriert und wird direkt vom Verkauf gestartet.
11. Jan.
2024
röhmmedien startet ins neue Jahr
Ziel: „Wir sind das modernste & effizienteste lokale Medienhaus in Deutschland“.
Aktion: Rückblick & Ausblick durch die Geschäftsführung mit anschließendem Austausch am Buffet.
Ergebnis: Fokussierung und Konzentration auf die Projektierung und die Ergebnisse.
10. Jan.
2024
Verlagsbesuch Stadt Sindelfingen
Ziel: Integration in Solseit-Redaktion.
Aktion: Jahresgespräch mit Feinjustierung und Ausblick.
Ergebnis: Automatisierung der amtlichen Nachrichten – Stadtzeitung Sindelfingen.
08. Jan.
2024
Trainingscenter ist einsatzbereit
Ziel: Start der Schulungen am 15.01.2024.
Aktion: Installierung eines neuen Training-Room bei röhmmedien.
Ergebnis: Zwölf Schulungsplätze für die JJK-System/Prozessschulungen und für eine langfristige Nutzung.
05. Jan.
2024
Implementierung neuer Online-Produkte
Ziel: Homepage direkt synchronisiert mit dem Werbemarkt.
Aktion: Einrichtung Marktplatz-Branchenverzeichnis & Veranstaltungskalender.
Ergebnis: Intelligente Datenströme über die zentrale Datenbank ermöglichen künftig neue Werbemöglichkeiten.
03. Jan.
2024
Modellieren – Neuer Redaktionsworkflow
Ziel: KI leben und integrieren.
Aktion: Implementierungsansatz KI im Bereich der Redaktion & Produktion.
Ergebnis: Zentrale Datenbank ermöglicht IST-SOLL-Vergleich mit Forecast.
01. Jan.
2024
Jahreswechsel!
Wir wünschen allen Mitarbeitern und von röhmmedien und JJK sowie allen, die sich dieses Tagebuch anschauen, ein glückliches und erfolgreiches Jahr 2024.
29. Dez.
2023
Aufbau JJKmaps – Polygone Definieren
Ziel: Ideale Datenbasis für Vertrieb, Logistik & Verkauf.
Aktion: Implementierung aktueller Layer (Karten), Straßenabschnitte im Verteilgebiet und zeichnen aller Bezirkspolygone.
Ergebnis: Bereitstellung des Fundaments in höchster Qualität & Aktualität.
29. Dez.
2023
Finalisierung Aufbau Vertriebsstrukturen
Ziel: Alle Versandwege zentralisiert.
Aktion: Abstimmung zwischen den Experten der Basis & JJK, Systemeinrichtung aller Verteilgebiete und Vertriebsstrukturen.
Ergebnis: Eliminierung manueller Workflows, Dokumentation in zentraler Datenbank und automatisierte Bereitstellung der Beilageninformationen.
27. Dez.
2023
Implementierung KI – Erster Einsatz im Livetesting
Ziel: Was die Maschine kann, soll die Maschine machen.
Aktion: KI erfolgreich in JJK-Redaktion integriert.
Ergebnis: Textoptimierung mit ChatGPT in nur 97 Sekunden.
20. Dez.
2023
Projekt-Update
Ziel: Training einer neuen Human-DNA – Projekt-Update mit JJK.
Aktion: Einstimmung Projektteam auf die Veränderung in der neuen Welt – Alles wird anders.
Ergebnis: Wir sind im Plan! – Keine KO-Kriterien für den GO-Live.
19. Dez.
2023
Redaktions-Touching
Ziel: Neuer Workflow erfordert „Neues Denken“.
Aktion: Brainstorming mit den Experten auf „grüner Wiese“.
Ergebnis: Hocheffiziente Redaktion im Fließprinzip.
15. Dez.
2023
Abo & Logistik Stammdaten
Ziel: Effizienz und Intelligenz im Lesermarkt.
Aktion: Einrichtung/ Neuaufbau der Strukturen (Aboarten, Produkte & Preise, Verteilschemen, Bezirke, Touren, Abladestellen, Zusteller, etc.).
Ergebnis: Bereinigte und optimierte Datenstruktur.
14. Dez.
2023
Verlagscontrolling
Ziel: Hochintelligentes Zahlenmanagement – Einsatz JJKCube.
Aktion: Kennzahlen gemeinsam mit der Geschäftsführung definieren.
Ergebnis: Zentrale Datenbank ermöglicht IST-SOLL-Vergleich mit Forecast.
13. Dez.
2023
KeyUser Schulung
Ziel: Intensivierung CRM+, Zielgruppen und Kampagnenworkflow.
Aktion: Schulung der KeyUser (Stammdaten, Selektionen, Automatisierter Verkaufsprozess.
Ergebnis: Ganzheitlicher Wissenstransfer – Sehen, verstehen und wirksam für das Unternehmen einbringen.
11. Dez.
2023
Pull-Prinzip im Versand
Ziel: Digital bis an die Versandlinie.
Aktion: Abstimmung mit den Experten der Basis im Druckhaus.
Ergebnis: Eliminierung manueller Transportwege und automatisierte Bereitstellung der Beilageninformationen.
11. Dez.
2023
Referenzbesuch Heidenheimer Zeitung in Heidenheim
Ziel: Touching mit JJK im Live-Betrieb.
Aktion: Direkt am Arbeitsplatz mit den Experten der Basis ins System blicken und offene Fragen klären.
Ergebnis: Mitarbeiter verstehen JJK und Prozesse in der Praxis und Anwendung.
Herzlichen Dank an Martin Wilhelm und Christine Hartmann, sowie an das Team der HZ!
07. Dez.
2023
Referenzbesuch beim Teckbote in Kirchheim unter Teck
Ziel: Touching mit JJK im Live-Betrieb.
Aktion: Direkt am Arbeitsplatz mit den Experten der Basis ins System blicken und offene Fragen klären.
Ergebnis: Mitarbeiter verstehen JJK und Prozesse in der Praxis und Anwendung.
Herzlichen Dank an Ulrich Gottlieb und Bernd Köhle, sowie an das Team vom Teckboten!
07. Dez.
2023
KeyUser Schulung – Produktion/Layout
Ziel: Eigenständige Einrichtung der Blattstrukturen, Rubriken- und Seitenköpfe und Fertigungsstatus.
Aktion: Schulung der KeyUser (Stammdaten, Workflows, Strukturen).
Ergebnis: Höchste Effizienz im Bereich Seiten-Layout und automatisierte Workflow im Anzeigenumbruch.
05. Dez.
2023
Zwischenfazit: 43. Projekttag.
Fast acht Wochen Projektzeit liegen mittlerweile hinter uns; Zeit für ein Zwischenfazit zum aktuellen Stand. Das Ergebnis in der anspruchsvollen Projektierung ist bisher sensationell. Alle gesteckten Ziele und Wegmarken wurden erfüllt. Die Unternehmensführung, alle Mitarbeiter und JJK arbeiten Hand in Hand, um die Transformation des Mediemhauses weiter voranzutreiben.
03. Dez.
2023
Reduktion Sonntagsdienst Produktion
Ziel: Eliminierung nichtwertschöpfender Tätigkeiten.
Aktion: Zwei Testrunden (Begleitung und Auswertung Tätigkeiten) + eine Benchmark-Runde.
Ergebnis: Direkt 50% Reduktion der Personalressourcen.
01. Dez.
2023
Logistik – Bereinigung Wochenblatt-Strukturen
Ziel: Eliminierung Fehlerquellen und Produktionsrisiken.
Aktion:
Produktion: Neue Sortierung Seitenanlage / Speicherung
Druckhaus: Optimierung Druckvorstufe / Ansteuerung Prinergy
Rotation: Automatische Übergabe ins 3T
Ergebnis: Vollautomatisierter Workflow mit EnfocusSwitch.
01. Dez.
2023
Grundsatzentscheidung FiBu
Ziel: Höchste Effizienz in allen Prozessen.
Aktion: Kurze Wege.
Ergebnis: Schnelle Entscheidungen mit Verleger.
01. Dez.
2023
Neuorganisation Logistik
Ziel: Zentrale Logistik und Versand für alle Produkte.
Aktion: Entscheidung mit Logistik GF Hille & Denninger.
Ergebnis: Reduktion von Kompliziertheit (= Komplexität + kompliziert).
29. Nov.
2023
Finalisierung effizienter Preis-/ Rabattstruktur – Optimierte Kombinationslogik
Ziel: Eliminierung gewachsener, komplexer Historik/ „Ausgaben-Fehlwuchs“.
Aktion: Umsetzung neuer Kombinationslogik und harte Ausgaben- und Preisreduktion.
Ergebnis: Bereinigte, durchgängige und transparente Preisstruktur.
28. Nov.
2023
Rückführung Amts- und Mitteilungsblätter
Ziel: Produkt gibt den Takt vor.
Aktion: Einführung von Taktvorgaben in der Produktion.
Ergebnis: 2,5 Minuten pro Textseite.
22. Nov.
2023
Aufnahme Redaktionsprozesse
Ziel: Ist-Stand-Analyse der heutigen Arbeitsabläufe.
Aktion: GEMBA (Vor-Ort-Analyse) – Anforderungen verstehen, aufnehmen, gemeinsam neu denken.
Ergebnis: Der Ist-Stand ist bekannt und kann in Richtung „Best-in-class“-Prozesse entwickelt werden.
21. Nov.
2023
Stammdaten – Admin-Schulung
Ziel: Systemeinrichtung und ganzheitliches Verständnis für das System.
Aktion: Schulung der SuperUser (Stammdaten, Admineinstellungen, Benutzerverwaltung).
Ergebnis: Ausgaben-, Preis- und Kombinationsstrukturen, Erscheinungskalender, Ressortverwaltung für alle Produkte können aufgebaut werden.
20. Nov.
2023
Datenmigration
Ziel: Kaufmännische Daten und Aufträge sind im neuen System nutzbar.
Aktion: Ca. 6.000 Datensätze aus den letzten drei Jahren werden vom Altsystem in das neue System migriert.
Ergebnis: Alle Datensätze konnten fehlerfrei übernommen werden. Ein sehr gutes Ergebnis, dank der vorausgegangen Datenbereinigung.
17. Nov.
2023
Schulung im Prozess „Strukturierte Erfassung anlegen und pflegen”
Ziel: Aufbau rubrikenbezogener Buchungsformulare/Templates.
Aktion: Schulung der SuperUser (Aufbau Backend AdWeb und Einrichtung Frontend).
Ergebnis: Automatisiertes Selbstbuchungstool für Kunden.
16. Nov.
2023
Installation Unity – All Flash Technology
Ziel: Höchste Performance.
Aktion: IT-Experten im Einsatz – Frank Laich (GF) und Oliver Wegner von Top21 aus Stuttgart (unser technischer Partner).
Ergebnis: Virtuelle Systeme und Storage sind performant und im Live-Betrieb.
15. Nov.
2023
Einrichtung Füllerdatenbank
Ziel: Zentrale Füllerverwaltung ist eingerichtet.
Aktion: Motivgruppen definiert, Aufträge in der Füllerverwaltung erfasst und Anzeigenmotive erstellt.
Ergebnis: Füller werden standardisiert und automatisiert für die Produktion im System bereitgestellt.
14. Nov.
2023
Einrichtung der Buchhaltung
Ziel: Intelligente Erlösverteilung und schlanke Kostenstellenstruktur.
Aktion: Ist-Stand-Analyse und gemeinsames Brainstorming mit Experten der Basis und Fachexpertise JJK.
Ergebnis: Verifizierung & Definition der Basis.
09. Nov.
2023
Potentialanalyse
Ziel: Potentialanalyse zu Prozesszeiten
Aktion: Zeitmessung verschiedener Prozesse im direkten Vergleich der Systeme. Dokumentation mit Hilfe der Videoanalyse.
Ergebnis: Ist-Stand-Erfassung und Fixierung der Potentiale.
09. Nov.
2023
Lean-Schulung
Ziel: Mitarbeiter in der Medienproduktion mit den Denkweisen und Maßnahmen des Lean-Management vertraut machen.
Aktion: Lean-Workshop mit aktiven Simulationsspielen.
Ergebnis: Die Mitarbeiter kennen die 7 Verschwendungsarten und das Fließprinzip.
09. Nov.
2023
Schulung Vertrieb/Logistik
Ziel: Systemeinrichtung Logistik.
Aktion: Schulung der Mitarbeiter (Stammdaten, Strukturen, Prozesse).
Ergebnis: Logistik (Zusteller, Bezirke, Touren, etc.) für Tageszeitung und Wochenblatt können aufgebaut werden.
08. Nov.
2023
Automatisierung
Ziel: COO Ralf Berti hat die Definierung und Umsetzung von Automatisierungspotentialen als Ziel in der Gruppe auf 100 Effizienzprojekte gesetzt. Eliminierung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten: Sehen, Definieren, Eliminieren.
Aktion: Interne Projektgruppe definiert Potentiale und automatisiert/eliminiert.
Ergebnis: Jeden Tag ein Stück besser werden. Kosteneinsparungen und Reduktion von Komplexität.
08. Nov.
2023
Insourcing Amtsblätter
Ziel: Insourcing von sechs Amtsblättern und Umstellung auf Lean-Production.
Aktion: Implementierung der Amtsblätter in die neue Organisation. Aufbau einer automatisierten Amtsblattproduktion mit Taktvorgaben: z.B. 2,5 Minuten/Textseite.
Ergebnis: Neue Fertigungszeiten werden erreicht.
- Wiederkehrende Einsparung von ca. 100.000 €/Jahr
06. Nov.
2023
Teilprojektplan Redaktion
Ziel: Der Projektplan wurde um das neue Teilprojekt „Redaktion“ erweitert.
Aktion: Teilplanung Redaktion.
Ergebnis: Der geplante Umstellungstermin des Gesamtsystems im Februar 2024 wird eingehalten.
03. Nov.
2023
Workshop Lean Production
Ziel: Lean Production: Einführung „Fließprinzip“
Aktion: Analyse der Satzaufträge; Erhebung der Stückzahlen nach Auftragskategorien.
Ergebnis: Das Ziel und der Weg dorthin ist von den Mitarbeitern verstanden.
03. Nov.
2023
Tätigkeitsstrukturanalysen Teil 1
Weitere Analysen, um Verschwendungen im operativen Geschäft aufzuspüren.
Ziel: Was passiert am Arbeitsplatz? Frequenzen, Tätigkeitsvarianten, Zeiten, Volumen werden definiert.
Aktion: Mit einer Tätigkeitsstrukturanalysen werden Kennzahlen und potentielle Verschwendungen definiert.
Ergebnis: Klares Bild zu Arbeitsvolumen/Tätigkeiten/Potentiale.
02. Nov.
2023
Erweiterung der Projektierung um Redaktion und Online-Auftritt
Ziel: Online First und eine schlanke hocheffiziente Redaktion mit integriertem Online-Auftritt. Ca. 60%-ige Reduktion des Aufwands im Vergleich zum heutigen Redaktionssystem durch Automatisierung.
Aktion: Das neue Redaktionssystem wird in die laufende Konzernprojektierung integriert.
Ergebnis: Die Fachbereiche Redaktion und Online arbeiten auf einer zentralen Datenbank schnittstellenfrei in allen operativen Verlagsgeschäften.
31. Okt.
2023
Workshop Redaktion Online + Print
Ziel: Analyse und Bewertung des Verbesserungspotentials in der Redaktion.
Aktion: Produktion der Lokalseiten einer Samstags- und Montagsausgabe (Sport).
Ergebnis: Einsparung von ca. 60% des heutigen Aufwandes ist möglich.
30. Okt.
2023
Analyse der Produktion aller Objekte in der Gruppe
Ziel: Synergien schaffen, Produktionsspitzen beseitigen, Stress und Fehler vermeiden.
Aktion: Analyse und Bewertung der Prozessabläufe in den einzelnen Produktionseinheiten.
Ergebnis: Fünf Produktionseinheiten werden zu „Lean-production“ zusammengefasst.
27. Okt.
2023
Einrichtung Self-Service für Anzeigenkunden
Ziel: Anzeigen-Online-Portal ist eingerichtet.
Aktion: Mustervorlagen für Trauer- und Glückwunschanzeigen werden gestaltet und eingestellt.
Ergebnis: Anzeigenkunden können ihre Anzeigen online gestalten und buchen.
25. Okt.
2023
Key-User-Schulung Erste Schritte
Ziel: Die Key-User wissen, welche Stammdaten es gibt und wie diese zu pflegen sind.
Aktion: Schulung via MS Teams
Ergebnis: Die Key-User können im Echtsystem die ersten Daten prüfen und weitere ergänzen.
24. Okt.
2023
Entscheidung FiBu Debitoren im Verlag
Ziel: Das debitorische Verlagswesen benötigt mehr verlagsspezifisches Wissen über Kunden / Abos und Co.
Aktion: Debitorenbuchhaltung komplett und zentral im Verlag.
Ergebnis: Alle Daten sind im führenden System:
- Verbesserte Kundenbindung
- detailliertes Verlagscontrolling
17. Okt.
2023
Workshop Fibu Teil 2
Ziel: Entscheidung über die Nutzung der Debitorenbuchhaltung treffen.
Aktion: Referenzbesuch „Go-Verlag / Kirchheim unter Teck“.
Ergebnis: Entscheidung wurde getroffen: auch die Schritte 2-5 finden in JJK statt.
12. Okt.
2023
Workshop WebInnovations
Ziel: Festlegung der Workflows für die Online-Applikationen im Verlag.
Aktion: Vorstellung der Möglichkeiten der Online-Applikationen im Bereich Kundenpflege, -gewinnung und -integration und Entscheidung über die zukünftige Arbeitsweise.
Ergebnis: Vom Angebots- und Auftragsmanagemnent, über den Korrekturworkflow bis hin zur fertigen Anzeige, Advertorial, etc. sind komplett digitale und mobile Prozesse etabliert. Das CRM ist ebenfalls online und full-mobile ausgelegt und ermöglicht Kunden- und Abomanagement in Echtzeit auch außerhalb der Geschäftsräume.
12. Okt.
2023
Workshop CRM Teil 1
Ziel: Welche Möglichkeiten bestehen, um neue Kunden gewinnen und Bestandskunden entwickeln zu können?
Aktion: Vorstellung aller Funktionen und Möglichkeiten.
Ergebnis: Großer Sprung zu heute, große Hilfe für die Zukunft.
11. Okt.
2023
Workshop Abo-Verwaltung
Ziel: Welche Möglichkeiten bietet das Abo-Management und was ist vorzubereiten?
Aktion: Vorstellung aller Funktionen und Möglichkeiten.
Ergebnis: Alle Anforderungen werden erfüllt. Vieles wird einfacher; der Leistungsumfang des neuen Systems ist höher.
10. Okt.
2023
Workshop Logistik
Ziel: Welche Möglichkeiten bietet das Vertriebs-Management und was ist vorzubereiten?
Aktion: Vorstellung der Möglichkeiten und Entscheidung über zukünftige Arbeitsweise.
Ergebnis: Erwartungen erfüllt; gute Dinge, die erhofft wurden – großer Schritt nach vorne.
10. Okt.
2023
Workshop Integration Redaktionssystem
Ziel: Termin und Kosten für Schnittstelle sind bekannt.
Aktion: Abstimmung der Anforderungen und Lösungsmöglichkeiten.
Ergebnis: Erste Einschätzung: Konflikt mit der Planung bezüglich Termin und Budget.
05. Okt.
2023
Workshop Fibu Teil 1
Ziel: Zukünftige Arbeitsweise im Bereich der Debitorenbuchhaltung.
Aktion: Vorstellung der Möglichkeiten und Entscheidung über zukünftige Arbeitsweise.
Ergebnis: Großer Sprung zu heute, große Hilfe für die Zukunft.
05. Okt.
2023
Workshop Produktion
Ziel: Festlegung der Workflows Anzeigenherstellung und Blattplanung/Umbruch.
Aktion: Vorstellung der Möglichkeiten und Entscheidung über zukünftige Arbeitsweise.
Ergebnis: Die Anzeigenproduktion und Blattplanung/Umbruch werden erheblich schneller und im Zeitaufwand spürbar reduziert. Ein neuer Korrekturworkflow wurde festgelegt (Verkauf wird entlastet). Schnittstelle zur Redaktion muss geklärt werden.
04. Okt.
2023
Workshop Datenübernahme
Ziel: Konzept zur Datenmigration festlegen.
Aktion: Vorstellung der zukünftigen Datenstruktur und Klärung der Datenübernahme.
Ergebnis: Alle Daten werden qualifiziert und können bereinigt übernommen werden.
Bereinigung der Daten:
- Branchen wurden über 530 auf 120 gekürzt
- Rubrikenbaum wurde von vier Unterkategorien auf zwei Ebenen reduziert
- Preise sind künftig gattungsübergreifend rabattierbar
- Preisvarianten wurden reduziert
04. Okt.
2023
Kick-off
Ziel: Alle Projektmitglieder kennen das Ziel und die Vorgehensweise.
Aktion: Abstimmung der Anforderungen und Lösungsmöglichkeiten.
Ergebnis: Zuversicht und Engagement, das große Ziel zu erreichen.
04. Okt.
2023
Fixierung Projektlaufzeit und Benennung Projektteam
Ziel: Experten der Basis werden umgänglich in die Projektierung eingebunden. Das Zielbild ist bekannt. Die Projektierung ist auf Strategie und Risiken geprüft und mit den Partnern verabschiedet.
Aktion: Alle Projektbeteiligte und Partner kennen Ziele und Aufgaben. Die Projektphilosophie ist bekannt.
Ergebnis: Alle Projektteilnehmer sind zu 100% abgeholt.
03. Okt.
2023
Brainstorming am Gipfelkreuz
Ziel: „Wie sieht die Welt von morgen aus?“ ist die Frage, die das IT-Team und COO-Team beantworten wollen.
Aktion: Wanderung auf den Breitenberg, Übernachtung in der Berghütte, nächtliche Reflexion, Brainstorming über „grüne Wiese“ und „neue Denkweisen des Lean-Managements“.
Ergebnis: Das Team ist für die große Herausforderung eingestellt und fühlt sich motiviert.
02. Okt.
2023
Logistik/Austrägerverwaltung neu organisiert
Ziel: Analyse der organisatorischen Strukturen im Bereich Logistik/Austrägerverwaltung .
Aktion: Ressourcen und Tätigkeiten wurden aufgenommen und auf Basis der „Best-in-class“-Prozesse neu bewertet.
Ergebnis: Die ganzheitliche Wertung ergab eine Zentralisierung der Ressourcen und Tätigkeiten.
02. Okt.
2023
Systembereitstellung JJK
Ziel: Schnelle Datenmigration für Workshops.
Aktion: Innerhalb von 24 Std. wurde die Installation von JJK zur Nutzung aufgebaut – Echtdaten können migriert werden.
Ergebnis: Die Systemlandschaft ist aktiviert.
02. Okt.
2023
Auftragserteilung durch röhmmedien
Ziel: Ganzheitliche Neuorganisation des Medienhaus in allen Bereichen.
Aktion: Auftrag zur Umsetzung über ein neues Verlagsmanagmentsystem.
Ergebnis: Binnen sechs Monaten ein stabiles und starkes Fundament für das Medienhaus zu schaffen.
30. Aug.
2023
Unterzeichnung des Letter of intent
Ziel: Sicherung der Ressourcen und Beginn der Planungen.
Aktion: Vereinbarung über die Projektumsetzung.
Ergebnis: Planungssicherheit und Vermeidung von Zeitverlusten.
15. Aug.
2023
Workshop Werbemarkt
Ziel: Neukunden gewinnen und Bestandskunden entwickeln.
Aktion: Präsentation „Best-in-class“-Prozesse im Verkauf.
Ergebnis: Das System überzeugte durch den ganzheitlichen Ansatz.
Juni
2023
Aufbau der neuen IT-Infrastruktur
Ziel: Performance verbessern und Stabilität herstellen.
Aktion: Übergang von Out- zu In-Sourcing der Rechenzentrumsleistung. Aufbau von Firewall und redundanten Systeme im Verlag.
Ergebnis:
- Hohe Performance
- Notwendige Stabilität
- 55 % Kosteneinsparung
24. Mai
2023
Analyse der Ist-Prozesse
Ziel: Messen der heutigen Arbeitsabläufe.
Aktion: GEMBA (Vor-Ort-Analyse) – Messen der Zeiten, Zählen der Arbeitsschritte, Visualisierung der Abläufe.
Ergebnis: Der Ist-Stand ist bekannt und kann mit den „Best-in-class“-Prozessen verglichen werden. Das Delta ist das Einsparungspotential.
Mai
2023
Analyse der IT-Infrastruktur
Ziel: Das Erkennen der Ursachen für die aktuell schlechte Performance und Instabilität, massive Abstürze und langsame Systeme.
Aktion: GEMBA (Vor-Ort-Analyse) – prüfen, messen und bewerten.
Ergebnis: Die Ursachen für die Schwachstellen wurden erkannt und definiert.
10. Mai
2023
Schulung Lean-Management
Ziel: Alle Mitarbeiter des Medienhauses sollen die Grundlagen von Lean-Management kennenlernen und die Wirkung erleben.
Aktion: Planspiel / LEGO-Flow-Game
Ergebnis: Die Mitarbeiter haben im Planspiel einen neuen Rekord aufgestellt. Sie haben also “Lean” nicht nur verstanden, sondern auch praktisch umgesetzt. Top!
