Sindelfinger Zeitung

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Effizienzcheck & Best-in-class-Prozesse

Der Verlag will sich effizient aufstellen und prüfen, welche Möglichkeiten zur Stärkung des Verkaufs bestehen und wie hoch die möglichen Einsparungseffekte eingeschätzt werden können. Dafür wurden mit dem Verlag zusammen Geschäftsprozesse zur Analyse ausgewählt, im Ist-Zustand aufgenommen und dem entsprechenden Best-in-Class-Prozess gegenübergestellt.

Die Analyse wurde von Mitarbeitern des Verlages begleitet und dadurch das Wissen vermittelt, wie Prozesse analysiert und die möglichen Potentiale sichtbar gemacht werden. Der Best-In-Class-Prozess wurde nach der Analyse den Verlagsmitarbeitern gezeigt und das Ergebnis bestätigt. Durch die Vorgehensweise war sichergestellt, dass Prozessbeginn (Ausgangslage) und Prozessende (Arbeitsergebnisse) bei der Analyse und dem entsprechenden Best-In-Class-Prozess identisch waren. Ein Arbeitsschritt kann aus einem kurzen Klick (z.B. „speichern“) oder einem aufwendigen Arbeitsschritt (z.B. einen Angebotstext in der E-Mail formulieren) bestehen. Erfahrungsgemäß entsprechen in diesem Geschäftsvorfall die eingesparten Arbeitsschritte auch der eingesparten Arbeitszeit. Zudem führt der Best-in-Class-Prozess zu besseren Ergebnissen (z.B. fehlerfrei) und kürzeren Durchlaufzeiten (der Kunde bekommt seinen Korrekturabzug früher).

Geschäftsvorfall 1: Anzeigenauftrag

Der erste Geschäftsvorfall war mit fünf Teilprozessen sehr umfangreich. Den insgesamt 122 Arbeitsschritten, die während der Analyse identifiziert wurden, stehen 36 Arbeitsschritte für den Best-in-Class-Prozess gegenüber. Damit entfallen ungefähr 70% der Tätigkeiten.

Barchart 1 Effizienzcheck

Teilprozess Analyse Best-in-Class
Angebotsanfrage und Angebot 43 21
Angebot in Auftrag wandeln 29 10
Anzeige produzieren 25 4
Korrekturabzug versenden 17 1
Freigabe des Kunden verarbeiten 8 0
Gesamt 122 36

Best-in-Class

Teilprozess 1: Anzeigenannahme und Auftragserstellung via E-Mail (31 Schritte)


Prozess 32

Teilprozess 2: Anzeigenauftrag mit Korrekturabzug via WebProof (5 Schritte)

Prozess 2084

Geschäftsvorfall 2: Kampagnenplanung/Sonderthemen

Für die Kampagne „Welt des Sehens“ gab es einen neuen Erscheinungstermin. Nach der Terminanlage folgten Arbeitsschritte, um die Zielgruppe zu aktualisieren.

Barchart 2 Effizienzcheck

Prozessschritt Analyse Best-in-Class
Neuen Termin anlegen 20 7
Zielgruppe erstellen 31 0
Gesamt 51 7

Best-in-Class

Kampagnentermin hinzufügen (7 Schritte)

Prozess 79

Geschäftsvorfall 3: Beilagenauftrag

Für einen Beilagenauftrag, der für zwei Termine erteilt wurde, wurde ein Termin kaufmännisch disponiert. Zusätzlich wurde der Auftrag in einem Google Docs-Dokument eingetragen, welches als Transfer-Workflow zur logistischen Disposition eingerichtet wurde. Der Aufwand für jeden Termin ist im Ist-Zustand gleich hoch, so dass für diesen Auftrag die doppelte Anzahl an Arbeitsschritten erforderlich war.

Nicht analysiert wurden zwei weitere Teilprozesse: die Auftragsanlage für die Logistik in JJK und die Excel-Meldung für die Druckerei. Für die Auftragsanlage Logistik (JJK) wurden 13 Arbeitsschritte und für die Excelliste nochmals sechs Schritte (vergleichbar mit Google Docs) angenommen.

1. Termin
Barchart 3_1 Effizienzcheck

Beide Termine
Barchart 3_2 Effizienzcheck

Prozessschritt Analyse Best-in-Class
Auftragsanlage kaufmännisch 21 13
Google Docs ≈6 0
Erfassung für Logistik (JJK) 13 0
Erfassung für Druckerei (Excel) ≈6 0
Gesamt ≈46 13
2. Termin ≈46 3
Gesamtauftrag ≈92 16

Best-in-Class

Beilage erfassen mit Disposition über Touren (13 Schritte)

Prozess 1081

JJK GmbH