Sindelfinger Zeitung
Effizienzcheck & Best-in-class-Prozesse
Der Verlag will sich effizient aufstellen und prüfen, welche Möglichkeiten zur Stärkung des Verkaufs bestehen und wie hoch die möglichen Einsparungseffekte eingeschätzt werden können. Dafür wurden mit dem Verlag zusammen Geschäftsprozesse zur Analyse ausgewählt, im Ist-Zustand aufgenommen und dem entsprechenden Best-in-Class-Prozess gegenübergestellt.
Die Analyse wurde von Mitarbeitern des Verlages begleitet und dadurch das Wissen vermittelt, wie Prozesse analysiert und die möglichen Potentiale sichtbar gemacht werden. Der Best-In-Class-Prozess wurde nach der Analyse den Verlagsmitarbeitern gezeigt und das Ergebnis bestätigt. Durch die Vorgehensweise war sichergestellt, dass Prozessbeginn (Ausgangslage) und Prozessende (Arbeitsergebnisse) bei der Analyse und dem entsprechenden Best-In-Class-Prozess identisch waren. Ein Arbeitsschritt kann aus einem kurzen Klick (z.B. „speichern“) oder einem aufwendigen Arbeitsschritt (z.B. einen Angebotstext in der E-Mail formulieren) bestehen. Erfahrungsgemäß entsprechen in diesem Geschäftsvorfall die eingesparten Arbeitsschritte auch der eingesparten Arbeitszeit. Zudem führt der Best-in-Class-Prozess zu besseren Ergebnissen (z.B. fehlerfrei) und kürzeren Durchlaufzeiten (der Kunde bekommt seinen Korrekturabzug früher).
Geschäftsvorfall 1: Anzeigenauftrag
Der erste Geschäftsvorfall war mit fünf Teilprozessen sehr umfangreich. Den insgesamt 122 Arbeitsschritten, die während der Analyse identifiziert wurden, stehen 36 Arbeitsschritte für den Best-in-Class-Prozess gegenüber. Damit entfallen ungefähr 70% der Tätigkeiten.
Teilprozess | Analyse | Best-in-Class |
Angebotsanfrage und Angebot | 43 | 21 |
Angebot in Auftrag wandeln | 29 | 10 |
Anzeige produzieren | 25 | 4 |
Korrekturabzug versenden | 17 | 1 |
Freigabe des Kunden verarbeiten | 8 | 0 |
Gesamt | 122 | 36 |
Best-in-Class
Teilprozess 1: Anzeigenannahme und Auftragserstellung via E-Mail (31 Schritte)
Teilprozess 2: Anzeigenauftrag mit Korrekturabzug via WebProof (5 Schritte)
Geschäftsvorfall 2: Kampagnenplanung/Sonderthemen
Für die Kampagne „Welt des Sehens“ gab es einen neuen Erscheinungstermin. Nach der Terminanlage folgten Arbeitsschritte, um die Zielgruppe zu aktualisieren.
Prozessschritt | Analyse | Best-in-Class |
Neuen Termin anlegen | 20 | 7 |
Zielgruppe erstellen | 31 | 0 |
Gesamt | 51 | 7 |
Best-in-Class
Kampagnentermin hinzufügen (7 Schritte)
Geschäftsvorfall 3: Beilagenauftrag
Für einen Beilagenauftrag, der für zwei Termine erteilt wurde, wurde ein Termin kaufmännisch disponiert. Zusätzlich wurde der Auftrag in einem Google Docs-Dokument eingetragen, welches als Transfer-Workflow zur logistischen Disposition eingerichtet wurde. Der Aufwand für jeden Termin ist im Ist-Zustand gleich hoch, so dass für diesen Auftrag die doppelte Anzahl an Arbeitsschritten erforderlich war.
Nicht analysiert wurden zwei weitere Teilprozesse: die Auftragsanlage für die Logistik in JJK und die Excel-Meldung für die Druckerei. Für die Auftragsanlage Logistik (JJK) wurden 13 Arbeitsschritte und für die Excelliste nochmals sechs Schritte (vergleichbar mit Google Docs) angenommen.
1. Termin
Beide Termine
Prozessschritt | Analyse | Best-in-Class |
Auftragsanlage kaufmännisch | 21 | 13 |
Google Docs | ≈6 | 0 |
Erfassung für Logistik (JJK) | 13 | 0 |
Erfassung für Druckerei (Excel) | ≈6 | 0 |
Gesamt | ≈46 | 13 |
2. Termin | ≈46 | 3 |
Gesamtauftrag | ≈92 | 16 |
Best-in-Class
Beilage erfassen mit Disposition über Touren (13 Schritte)