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Sindelfinger Zeitung

Niederrhein Kurier
Effizienzcheck & Best-in-class-Prozesse

Der Verlag will sich effizient aufstellen und prüfen, welche Möglichkeiten zur Stärkung des Verkaufs bestehen und wie hoch die möglichen Einsparungseffekte eingeschätzt werden können. Dafür werden mit dem Verlag zusammen Geschäftsprozesse zur Analyse ausgewählt, im Ist-Zustand aufgenommen und dem entsprechenden Best-in-Class-Prozess gegenübergestellt.

Die Analyse wird von Mitarbeitern des Verlages begleitet und dadurch das Wissen vermittelt, wie Prozesse analysiert und die möglichen Potentiale sichtbar gemacht werden. Der Best-In-Class-Prozess wird nach der Analyse den Verlagsmitarbeitern gezeigt und das Ergebnis bestätigt. Durch die Vorgehensweise ist sichergestellt, dass Prozessbeginn (Ausgangslage) und Prozessende (Arbeitsergebnisse) bei der Analyse und dem entsprechenden Best-In-Class-Prozess identisch sind. Ein Arbeitsschritt kann aus einem kurzen Klick (z.B. „speichern“) oder einem aufwendigen Arbeitsschritt (z.B. einen Angebotstext in der E-Mail formulieren) bestehen. Erfahrungsgemäß entsprechen in diesem Geschäftsvorfall die eingesparten Arbeitsschritte auch der eingesparten Arbeitszeit. Zudem führt der Best-in-Class-Prozess zu besseren Ergebnissen (z.B. fehlerfrei) und kürzeren Durchlaufzeiten (der Kunde bekommt seinen Korrekturabzug früher).

Geschäftsvorfall 1: Anzeigenauftrag

Der erste Geschäftsvorfall ist mit fünf Teilprozessen sehr umfangreich. Den insgesamt 122 Arbeitsschritten, die während der Analyse identifiziert werden, stehen 36 Arbeitsschritte für den Best-in-Class-Prozess gegenüber. Damit entfallen ungefähr 70% der Tätigkeiten.

Barchart 1 Effizienzcheck

Teilprozess Analyse Best-in-Class
Angebotsanfrage und Angebot 43 21
Angebot in Auftrag wandeln 29 10
Anzeige produzieren 25 4
Korrekturabzug versenden 17 1
Freigabe des Kunden verarbeiten 8 0
Gesamt 122 36

Analyse

Teilprozess 1: Angebot erstellen und versenden (43 Schritte)

  1. E-Mail öffnen
  2. E-Mail auf Inhalt prüfen (E-Mail verbleibt im Posteingang bis Zuständigkeit und Priorität geklärt ist)
  3. E-Mail an Verkauf (E-Mail wird im Verkauf weiterbearbeitet)
  4. Mail öffnen beim Verkaufsmitarbeiter
  5. Wechsel zu externem Auftragssystem
  6. Suche nach Kunden mit *
  7. Kunden auswählen
  8. Auftrag anlegen
  9. Ausgabe auswählen
  10. Rubrik/Kollektiv auswählen
  11. Termin auswählen
  12. Typ ändern in „Gestaltete“
  13. Spalten
  14. Höhe
  15. Stichwort
  16. Zusatzfarbe (4c war voreingestellt, ändern in 2c)
  17. Speichern => Preis wird berechnet
  18. Wechsel zur Preis-Information zur Prüfung (Warten/dauert)
  19. Wechsel zu
  20. Status ändern in Angebot
  21. Speichern
  22. Seitenvorschau um PDF zu erzeugen (PDF öffnet sich)
  23. PDF prüfen und „Datei freigeben“
  24. Datei per E-Mail versenden
  25. Wechsel zu Outlook (Mailfenster ist schon offen)
  26. Wechsel zu externem Auftragssystem
  27. Wechsel zu Stammdaten
  28. E-Mail-Adresse markieren
  29. E-Mail-Adresse kopieren (anderes Feld)
  30. Wechsel zu Outlook
  31. E-Mail-Adresse einfügen
  32. Betreff ändern
  33. E-Mail formulieren
  34. Signatur einfügen
  35. E-Mail senden
  36. Wechsel von externem Auftragssystem zu CRM+
  37. Aktivität anlegen
  38. Typ „Mail“ auswählen
  39. Ansprechpartner auswählen
  40. E-Mail aus Outlook importieren
  41. Wechsel auf „gesendete E-Mail“
  42. E-Mail einlesen
  43. Wiedervorlage Datum einlegen

Teilprozess 2: Angebot in Auftrag wandeln (29 Schritte)

  1. E-Mail öffnen und anschauen (E-Mail bleibt im Outlook, wird nicht in das CRM+ geladen, weil zu aufwendig)
  2. Wechsel zu externem Auftragssystem
  3. Kundensuche
  4. Kunden auswählen
  5. Aufträge aufrufen (Angebot und Aufträge sind nicht unterscheidbar)
  6. Auftrag laden
  7. Wechsel zu Auftragsdaten
  8. Status ändern (von „angelegt“ in „Freigabe“)
  9. Speichern
  10. Korrekturabzug anwählen
  11. Wechsel zu Outlook
  12. E-Mail suchen und öffnen
  13. E-Mail weiterleiten an „Anzeigensatz“
  14. Wechsel zu externem Auftragssystem
  15. Auftragsnummer merken
  16. Auftragsnummer + Ausgabe/Objekt im Betreff der E-Mail einfügen
  17. Senden
  18. Wechsel zu externem Auftragssystem
  19. Wechsel zu Motiv
  20. Kopieren aus Fremdauftrag
  21. Kunden suchen
  22. Aufträge markieren
  23. Umschalten auf „Ansicht“
  24. „Motiv“ auswählen und bestätigen
  25. Stichwort eintragen
  26. Speichern
  27. Wechsel zu „Position“
  28. Motiv ändern
  29. Zeige Anzeigen

Teilprozess 3: Anzeige produzieren (25 Schritte)

  1. E-Mail öffnen und anschauen
  2. Manuskript öffnen
  3. Wechsel zu externem Auftragssystem
  4. Auftrag aufrufen
  5. Auftragsnummer eingeben (Auftragsnummer muss man in Betreff der Mail nachschauen und sich merken)
  6. Auftrag laden
  7. Wechsel zu InDesign
  8. Maske leeren
  9. Reiter „Motiv“
  10. Klicke auf 1. Motiv
  11. Motiv 2 öffnen
  12. PDF erstellen
  13. PDF auf Desktop speichern
  14. Vorlage kopieren (nicht in InDesign, sondern in externem Auftragssystem)
  15. Wechsel zu InDesign (Auftragsnummer kommt aus externem Auftragssystem; Format auch)
  16. InDesign minimieren (nicht schließen, sonst ist alles weg)
  17. Wechsel zu externem Auftragssystem
  18. Speichern/übernehmen
  19. Soll-Farben auf Ist-Farben setzen – neu berechnen „Ja“
  20. Ok
  21. Status setzen
  22. Korrekturabzug
  23. Ok
  24. Wechsel zu „Position“
  25. Doppelklick auf Auftrag

Teilprozess 4: Korrekturabzug versenden (17 Schritte)

  1. Wechsel zu „Workflow Korrektur versenden“
  2. Auftrag laden
  3. Maske leeren
  4. Wechsel auf „Motiv“
  5. Motiv auswählen
  6. PDF erstellen
  7. freigeben
  8. PDF als Anhang für E-Mail
  9. E-Mail-Adresse aussuchen
  10. E-Mail-Adresse in Betreff der E-Mail eintragen
  11. Text Korrekturabzug schreiben
  12. Änderungen bis … einfügen
  13. Signatur einfügen
  14. E-Mail senden
  15. Wechsel zu „Position“
  16. Doppelklick
  17. Status „Korrektur versendet“

Teilprozess 5: Freigabe des Kunden verarbeiten (8 Schritte)

  1. E-Mail öffnen und anschauen
  2. Wechsel zu externem Auftragssystem
  3. Kunden suchen
  4. Kunden auswählen
  5. Wechsel zu „Position“
  6. Auftrag laden
  7. Status ändern auf „Korrektur freigegeben“
  8. Speichern

Best-in-Class

Teilprozess 1: Anzeigenannahme und Auftragserstellung via E-Mail (31 Schritte)


Prozess 32

Teilprozess 2: Anzeigenauftrag mit Korrekturabzug via WebProof (5 Schritte)

Prozess 2084

Geschäftsvorfall 2: Kampagnenplanung/Sonderthemen

Für die Kampagne „Gartenwelt“ gibt es einen neuen Erscheinungstermin. Nach der Terminanlage folgen Arbeitsschritte, um die Zielgruppe zu aktualisieren.

Barchart 2 Effizienzcheck

Prozessschritt Analyse Best-in-Class
Neuen Termin anlegen 20 7
Zielgruppe erstellen 31 0
Gesamt 51 7

Analyse

Teilprozess 1: Neuen Termin anlegen (20 Schritte)

  1. Kollektivanmeldung „suchen“
  2. Zusatzfilter
  3. Kollektive
  4. Thema auswählen über den Namen
  5. Suchen
  6. Kollektiv auswählen mit „Doppelklick“ (Gemeindeblätter Donnerstag und am Freitag TZ+Wochenblatt)
  7. Ausgabe wechseln
  8. Ausgabe auswählen
  9. Kalender aufrufen
  10. Termin auswählen
  11. Mit „grünem Haken“ übernehmen
  12. Speichern
  13. Kollektivstatus ändern „erneut angenommen“
  14. Speichern
  15. Kollektiv nochmals aktivieren
    (grüner Haken Ausgabe 1)
  16. Kollektiv nochmals aktivieren
    (grüner Haken Ausgabe 2)
  17. Kollektiv nochmals aktivieren
    (grüner Haken Ausgabe 3)
  18. Kollektiv nochmals aktivieren
    (grüner Haken Ausgabe 4)
  19. Kollektiv nochmals aktivieren
    (grüner Haken Ausgabe 5)
  20. Speichern

Teilprozess 2: Zielgruppe erstellen (31 Schritte)

  1. Wechsel von externem Auftragssystem zu CRM+
  2. Selektionen Zielgruppen
  3. Zielgruppe auswählen
  4. Selektion ausführen, damit diese neu zusammengestellt wird
  5. Klick auf Excel
  6. „;“ in Kundennamensspalte eingeben und in alle Zeilen übertragen
  7. Spalten kopieren
  8. Wechsel zu externem Auftragssystem
  9. Kundensuche
  10. Kundennummern einfügen
  11. Suchen
  12. Neue Workflow Aktion erzeugen
  13. Kurzbezeichnung eintragen „Gartenwelt“
  14. Typ „Kollektive“
  15. Workflow „Vertrieb“
  16. Haken setzen – Kunden öffnen
  17. Kürzel der Verkäufer einsetzen (9 Kürzel)
  18. Aktualisierung Gruppe „Außendienst“
  19. Haken setzen
  20. Wechsel in „Workflow“
  21. Prüfen, ob der Workflow da ist
  22. Kundenliste wird geladen
  23. Kundenliste anpassen
  24. Felder deaktivieren
  25. Ok
  26. Sortieren der Spalten
  27. Speichern
  28. Rechtsklick
  29. Verkäufer
  30. Ok
  31. Speichern

Best-in-Class

Kampagnentermin hinzufügen (7 Schritte)

Prozess 79

Geschäftsvorfall 3: Beilagenauftrag

Für einen Beilagenauftrag, der für zwei Termine erteilt wurde, wird ein Termin kaufmännisch disponiert. Zusätzlich wird der Auftrag in einem Google Docs-Dokument eingetragen, welches als Transfer-Workflow zur logistischen Disposition eingerichtet wird. Der Aufwand für jeden Termin ist im Ist-Zustand gleich hoch, so dass für diesen Auftrag die doppelte Anzahl an Arbeitsschritten erforderlich ist.

Nicht analysiert sind zwei weitere Teilprozesse: die Auftragsanlage für die Logistik in JJK und die Excel-Meldung für die Druckerei. Für die Auftragsanlage Logistik (JJK) werden 13 Arbeitsschritte und für die Excelliste nochmals sechs Schritte (vergleichbar mit Google Docs) angenommen.

1. Termin
Barchart 3_1 Effizienzcheck

Beide Termine
Barchart 3_2 Effizienzcheck

Prozessschritt Analyse Best-in-Class
Auftragsanlage kaufmännisch 21 13
Google Docs ≈6 0
Erfassung für Logistik (JJK) 13 0
Erfassung für Druckerei (Excel) ≈6 0
Gesamt ≈46 13
2. Termin ≈46 3
Gesamtauftrag ≈92 16

Analyse

Beilagenauftrag – Auftragsanlage kaufmännisch in externem Auftragssystem (21 Schritte)

  1. Mail öffnen und anschauen
  2. Wechsel zu externem Auftragssystem
  3. Wochenblatt (als Mandant) auswählen
  4. Wechsel zu Kundensuche
  5. Kunden suchen und laden
  6. Auftrag laden damit wir den Preis kennen
  7. Wechsel zu Aufträgen
  8. Wechsel zu Beilagen
  9. Produkt „Wochenblatt“
  10. Ausgabe „Grafenhausen“
  11. Datum eintragen (21.10)
  12. grüne Haken (übernehmen)
  13. Gewicht eintragen (52 Gramm)
  14. Stichwort eintragen
  15. Übernehmen
  16. Maske „minimieren“
  17. Auflagenhöhe Wochenblatt eintragen 102.400
  18. Speichern
  19. Wechsel zu „Preis“
  20. 38 € pro 1.000
  21. Speichern

Best-in-Class

Beilage erfassen mit Disposition über Touren (13 Schritte)

Prozess 1081

Landingpages

JJK GmbH