JJK erste Wahl:
Heidenheimer Zeitung geht mit neuem Verlagssystem in Produktion

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Mit der Heidenheimer Zeitung konnte JJK eine weitere Tageszeitung als Kunden hinzugewinnen. Effiziente Prozesse und schnittstellenfreie Module machen die JJK Komplettlösung zu einer der modernsten Software für die Zeitungsverlagsbranche. Mit dem Einsatz der JJK Software hat sich die Heidenheimer Zeitung optimal für die Zukunft aufgestellt. Bei der Wahl der neuen Lösung hat der Zeitungsverlag sechs verschiedene Softwarehersteller und deren Angebote verglichen. Im Fokus standen neben betriebswirtschaftlichen Faktoren auch die Benutzerfreundlichkeit sowie das effiziente Arbeiten. Die Geschäftsführung der Heidenheimer Zeitung traf dabei die Entscheidung zusammen mit den Fachbereichen, deren Mitarbeiter schließlich täglich mit der neuen Lösung arbeiten.

Prozessoptimierung mit integrierter Gesamtlösung

Im Herbst 2013 wurde JJK von der Heidenheimer Zeitung mit einer Wertstromanalyse beauftragt. Mit ihr kann ein Verlag bestehende Prozesse erfassen und prüfen, wie er sein Prozessmanagement verbessern kann. Wenn alle Potentiale genutzt werden, lassen sich signifikante Effizienzsteigerungen, teilweise im höheren zweistelligen Prozentbereich, erzielen. Bei der Heidenheimer Zeitung wurden alle Prozessabläufe visualisiert und in komprimierter sowie verständlicher Form dargestellt. Hierzu zählten die Analyse vordefinierter Geschäftsvorfälle und die Funktionen der genutzten Systeme bei der Aufgabenbearbeitung. Für eine umfassende Auswertung der Prozesse der Heidenheimer Zeitung wurden die theoretischen Werte durch Ergebnisse aus der täglichen Praxis ergänzt: Verarbeitungsprozesse wurden im Echtbetrieb begutachtet und Mitarbeiter zur Arbeitsweise befragt. Weitere Daten zur Aus- und Bewertung der Ist-Situation lieferten Analysen der Arbeitswerkzeuge.

Projektablauf: Von der Wertstromanalyse bis zum Produktionsstart mit JJK

Sonderthema JJK redaktion

In nur sechseinhalb Monaten wurde die Umstellung des kompletten Verlages auf das JJK Verlagsmanagement-System vollzogen. Im Vorfeld beauftragte die Heidenheimer Zeitung JJK mit einer Wertstromanalyse, die die Basis für eine umfassende Optimierung der Geschäftsprozesse war.
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Tageszeitungen Martin Wilhelm

Martin Wilhelm

Geschäftsführer
Heidenheimer Zeitung,
Heidenheim

Mit der Einführung von JJK hat die Heidenheimer Zeitung in die Zukunft investiert. Wir haben jetzt ein System, welches gleichermaßen anwenderfreundlich wie wirtschaftlich ist. Die Zusammenarbeit mit JJK war sehr angenehm. JJK ist wie die Heidenheimer Zeitung ein inhabergeführtes Unternehmen und mittelständisch aufgestellt. Dementsprechend war die Zusammenarbeit von Beginn an von Verständnis und Vertrauen geprägt. Alle Ansprechpartner im Projekt waren persönlich bekannt.“

Ressourcen einfach besser nutzen

Bei der Wertstromanalyse wurden zahlreiche unnötige Arbeitsschritte ermittelt. Diese dienten als Vergleichsgröße zu effizienten Arbeitsprozessen anderer Verlage. Optimale Lösungsvorschläge (das sogenannte Wertstromdesign) wurden im Zuge der Auswertung von JJK präsentiert und von beiden Seiten diskutiert. Im Anschluss wurde das Projekt zur Einführung der JJK-Software am 2. Juni 2014 beauftragt. Der Projektstart erfolgte nur neun Tage später. Pünktlich zum 1. Januar 2015 konnte das neue JJK-System in Betrieb genommen werden. Die erste Ausgabe der Heidenheimer Zeitung – produziert mit JJK – erschien am 2. Januar 2015. Das Projekt wurde innerhalb von nur sechseinhalb Monaten umgesetzt. In dieser Zeit fanden auch die Mitarbeiterschulungen statt. Innerhalb von nur zwei Schulungswochen wurde den Angestellten das Wissen vermittelt, um an ihren Einsatzgebieten mit der neuen Software effizient zu arbeiten.

„Bei diesem sehr komplexen Projekt ist uns eine Punktlandung gelungen. Ziel war es, dass die Mitarbeiter mit JJK von Beginn an unkomplizierter, schneller und damit effizienter arbeiten.“

Jörg Brathauer, Projektleiter JJK

Systemübersicht

Sonderthema JJK redaktion

Die Heidenheimer Zeitung setzt vom Verkauf über die Verwaltung bis zum Vertrieb im gesamten Verlag das JJK Verlagsmanagement-System ein. Einzige Ausnahme ist das Redaktionssystem, welches über eine Schnittstelle in das Gesamtsystem integriert ist.

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Ziel des Verlages: Mehr Zeit für bessere Kundenbetreuung gewinnen

Heidenheimer Zeitung
Hans-Jörg Wilhelm (Herausgeber HZ), Dirk Jopp (JJK) und Martin Wilhelm (Geschäftsführer HZ) bei der Veranstaltung zum Produktionsstart am 1. Januar 2015.
Im Vorfeld der Implementierung der JJK-Software standen vor allem die Standardisierung von Prozessen und Geschäftsvorgängen sowie messbare Effizienzsteigerungen im Fokus. Ziel des Verlages war es, mit dem neuen System durch effizientes Arbeiten mehr Zeit und somit eine bessere Betreuung für die Verlagskunden zu ermöglichen. Dieses Potenzial zeigten die Ergebnisse der Wertstromanalyse detailliert auf. Mit der Einführung des neuen Systems konnten viele Wochenarbeitsstunden eingespart werden. Die freigewordene Zeit kommt nun der Kundenbetreuung zugute. Dies ermöglicht auf der einen Seite die Verbesserung der persönlichen Betreuung der Bestandskunden. Auf der anderen Seite erlaubt das neue Kundenmanagement-System in Verbindung mit den zeitlichen Ressourcen eine Ausweitung der Neukundenakquise.

„Unser Ziel ist es mehr Nettoverkaufszeit und gleichzeitig mehr Wissen über den Kundenkontakt beim Berater zu generieren. Das ist uns nun mit der Einführung der neuen Software möglich.“

So fasst Geschäftsführer Martin Wilhelm die ersten Resultate zusammen. Der Verlag hat mit der Modernisierung auch in seine Zukunftsfähigkeit investiert. Nach 30 Jahren wurde das alte System ersetzt, da es den heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. Die JJK-Lösung bietet eine Benutzeroberfläche mit einer einfachen, selbsterklärenden Bedienung. Viele Arbeitsschritte werden automatisch vom System ausgeführt und entlasten die Mitarbeiter. Die schnelle Einarbeitungszeit in das neue System wird von den Mitarbeitern als äußerst positiv bewertet.

Heidenheimer Zeitung


Herausgeber:
Heidenheimer Zeitung GmbH & Co. KG,
Auflage Heidenheimer Zeitung: 27.949
Auflage Heidenheimer Neue Presse: 6.422

Die Heidenheimer Zeitung ist eine regionale Tageszeitung, die zusammen mit der Heidenheimer Neuen Presse im Landkreis Heidenheim (127.552 Einwohner, Stand: 1/2013) erscheint. Die verkaufte Auflage der beiden Zeitungen liegt bei 27.929 Exemplaren. Die Auflagenzahl der Heidenheimer Neuen Presse beträgt 6.422 Exemplare. Daneben stellt der Verlag weitere Titel her: die kostenlose Wochenzeitung Neue Woche, die Giengener Stadtnachrichten und das zweimonatlich erscheinende Magazin Daheim. Die Heidenheimer Zeitung ist ein traditionsbewusstes Unternehmen, dessen Wurzeln bis ins Jahr 1830 zurück gehen.