JJKleanManagement – Die 5S-Methode

Lean-Management heisst, jeden Tag ein Stückchen besser werden zu wollen. Schlanke Prozesse, eine gesunde Unternehmenskultur und eine effiziente Arbeitsweise sind integraler Bestandteil der Lean-Management-Philosophie. Lean-Management-Seminare bilden hierbei die theoretische Grundlage, die es in die Praxis umzusetzen gilt.

Lean-Management fängt dabei nicht erst bei der Entwicklung und Etablierung effizienter Workflows an, sondern direkt am Arbeitsplatz! Wie kann ich mich bestmöglich organisieren? Wo gibt es „dunkle Ecken“ mit Messi-Potential? Brauche ich wirklich alle Dinge, die auf meinem Schreibtisch sind? Wieviel Zeit verbringe ich mit dem Suchen von Arbeitsmaterial, Daten oder Unterlagen? Alle diese Fragen lassen sich mit 5S beantworten. Im folgenden wird diese seit Jahren in der Industrie bewährte Methode erläutert und anhand eines aktuellen Best-Practice-Beispiels aus unserem Hause vorgestellt: JJK-Geschäftsführer Mark Jopp geht mit gutem Beispiel voran und zeigt, wie 5S in seinem eigenen Büro umgesetzt wird.

Was ist 5S?

5S bezeichnet eine Vorgehensweise in 5 Schritten, um systematisch eine verbesserte Arbeitsplatzorganisation einzuführen und zu standardisieren. Entwickelt wurde die Methodik in Japan im Zuge der Modernisierung der dortigen Automobilindustrie. 5S ist Ausgangspunkt für die Reduzierung von Verschwendung und damit Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Als methodisches Werkzeug kann 5S in allen Bereichen einer Organisation angewendet werden, sowohl in der Produktion als auch in Dienstleistung und Verwaltung bis hin zur Datenablage und IT. Die direkte Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erleichtert das Auffinden von Schwachstellen und das Umsetzen von Verbesserungen. Ein wesentliches Prinzip der Methode ist, die entwickelten Standards an den Arbeitsplätzen zu visualisieren. So können Abweichungen auch von Außenstehenden und Vorgesetzten schneller erkannt werden.

5S ist keine einmalige kosmetische Aufräumaktion, sondern der Start eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Ziel der 5S Methode ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann. Das Suchen, ebenso wie zu lange Transportwege und Wartezeiten sollen vermieden werden, damit verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld ist die Grundlage für Qualitätsarbeit!


Definition der 5 Schritte:

Selektieren
Alle unnötigen Dinge aussortieren. Schränke, Tische und Regale vollständig ausräumen.

Systematisieren
Stellflächen, Schränke, Rollcontainer, Schreibtische. Was wird benötigt? An welchem Ort? Wofür? Bestimmung eines Platzes für jeden Gegenstand.

Säubern
Die Mitarbeiter reinigen ihren Arbeitsplatz und Ihre Arbeitsutensilien täglich selbst. Dabei werden Mängel erkannt, markiert und stetig abgearbeitet. Reinigen ist prüfen!

Standardisieren
Neuen Zustand sicherstellen. Die Mitarbeiter definieren 5S-Standards für ihren eigenen Arbeitsbereich, wie z.B. definierte Ablageplätze, Kennzeichnungen, Beschriftungen, Markierungen. Standards sparen Suchzeiten!

Selbstdisziplinieren
Selbstdisziplin und ständige Verbesserung der Standards. 5S-Audits und Maßnahmenpläne sind dabei hilfreich. Entwickle Dich und Dein Team weiter!

5S-Praxisbeispiel: Büro Mark Jopp

Red Tag-Karte
Red Tag-Karten zur Gesamtübersicht mit Ist-Stand-Foto an die Bürowand geheftet.

Die vorhandenen Mängel werden mit Hilfe von Red Tag-Karten systematisch vom Team erfasst. Jeder einzelne Mangel wird dabei auf einer separaten Karte mit allen zugehörigen Daten schriftlich fixiert. Zur Visualisierung wird jedem Mangel ein Vorher-Foto beigefügt. Sämtliche Karten inklusive aller Fotos werden zur Übersicht an eine Bürowand oder ein Messageboard geheftet. Mit Hilfe der Verbesserungskategorien auf den Karten werden diese Mängel dann sukzessive abgestellt. Sobald ein Mangel behoben ist, wird ein Nachher-Foto gemacht und der Übersicht ebenfalls beigefügt.

Der vorab aus dem Team bestimmte Auditor überprüft anschließend zu einem festgelegten Termin die Durchführung der Verbesserungsmaßnahmen. Die erzielten Verbesserungen werden abschließend mit Vorher/Nachher-Foto, Mängelbeschreibung und Maßnahmen in einem 5S-Begehungsbericht dokumentiert. Um den verbesserten Ist-Zustand zu einem dauerhaften Standard zu machen, bleibt die Übersicht aller bisherigen Red-Tag-Karten als Selbstdisziplinierungsmaßnahme an der Bürowand bestehen. Neu auftretende Mängel werden dieser Übersicht in einem kontinuierlichen Prozess hinzugefügt.


Die festgestellten Mängel im einzelnen:

Red Tag-Karte
vorher
nachher

Red Tag-Karte
vorher
nachher

Red Tag-Karte
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Red Tag-Karte
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Red Tag-Karte
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Red Tag-Karte
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Red Tag-Karte
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Red Tag-Karte
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Red Tag-Karte
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